Prosjektlitteraturen fokuserer på planlegging og gjennomføring av prosjekter. Her anbefales det også at man, allerede i første fase av prosjektet, planlegger for hvordan prosjektet skal avsluttes og evalueres. Det står lite om hvordan selve evalueringen faktisk kan gjennomføres, men påpekes hvor viktig det er å vie tid til dette. Isolert sett vil det være fruktbart å samle erfaringene man har gjort seg gjennom prosjektet, og se hva man kan lære fra disse.
5 punkter som gjør evaluering vanskelig
Med utgangspunkt i boken Prosjektorganisering av Børre Nylehn, viser jeg her til 5 punkter som sier noe om hvorfor evaluering kan være en vanskelig øvelse:
1. Unik. Et Prosjekt løser en unik engangsoppgave. Det kan derfor være vanskelig å hente ut entydig lærdom i etterkant. Samtidig kan det at prosjektet løser en unik oppgave, skape et positivt engasjement som gjør at folk jobber hardere. De føler at de er med på noe enestående.
2. Tid. Prosjekter har en klar begynnelse og en klar slutt. Noen prosjekter har så kort levetid at det faktisk er vanskelig å trekke konkret lærdom ut av dem.
3. Ære eller symbol. De som har drevet prosjektet har ingen interesse av å bli belyst eller evaluert. Prosjekter er krevende, og de blir ikke alltid gjennomført på en måte som tjener alle til ære. Da kan det noen ganger være beste å bare la det ligge. Prosjektet kan også være et symbol på en forandring som er ønsket. Dersom man ønsker å opprettholde en myte om at det faktisk kom noe ut av prosjektet, kan evalueringen fremstå som en trussel.
4. Tidsfrister. Prosjekter er ofte preget av tidsnød og harde innspurter for å komme i mål. Da er det vanskeligere å prioritere å bruke tid på evalueringen i etterkant.
5. Konflikter. Gjennom prosjektet kan det ha blitt utviklet konflikter. Gjennom evaluering risikerer man at disse konfliktene blusser opp igjen. Det kan også eksistere uenighet om hva som virkelig har foregått i prosjektet. Dette trenger ikke å være negativt. Det betyr bare at folk har ulike oppfatninger av prosjektets virkelighet.
Den som setter i gang en slik åpen prosess som en evaluering er, gir fra seg noe av kontrollen over hvilken læring prosjektet står for. Evalueringen kan bringe fram i lyset erfaringer og læring som kanskje ikke er etterspurt i organisasjonen. Da er spørsmålet om man er villig til å ta konsekvensen av at en slik virkelighet kommer til uttrykk?
