Under en kontroll av momskompensasjonskravene i Harstad kommune, avdekket KomRev NORD svikt i de interne kontrollrutinene i kommunen.

KomRev NORD avdekket nemlig at kommunen ved en kommafeil hadde betalt nesten 2,6 millioner kroner for mye for matvarer fra Rema 1000. Fakturaen lød på 2582,67 kroner, mens kommunen blingset på kommaet og sendte av gårde 2.582 067 kroner til butikken.

– Feilen har her skjedd i fakturamottaket ved innlesing/scanning av fakturaen. Hverken personen i fakturamottaket, attestant eller anviser oppdaget feilen, og beløpet ble betalt. Ved avstemming av leverandørreskontoen oppdaget kommunen feilen og fikk varslet leverandøren om forholdet før innbetalingen var registrert på leverandørens bankkonto. Rema 1000 har tilbakebetalt beløpet, skriver revisor Inge Johannessen.

Dobbelt opp

Kommunen presterte også å betale dobbelt opp for de nye sengene som var bestilt til Bergsodden sykehjem. Det skyldtes at leverandøren hadde dobbeltfakturert leveransen av sengene.

Sengene kostet til sammen 1.296.833 kroner. De ble betalt to ganger.

– Fakturaene hadde forskjellige fakturanummer. Begge ble attestert, anvist og betalt av kommunen. Attestant og anviser var de samme for begge fakturaene. De ble anvist med to timers mellomrom, henholdsvis klokken 07.07 og klokken 09.05 10 september i 2014, skriver revisor.

Årsaken til at leverandøren sendte to regninger var at kommunen ønsket elektronisk faktura i stedet for papirfaktura. Leverandøren hadde allerede sendt papirutgaven, men valgte likevel å sende en ny elektronisk faktura. Begge fakturaene ble altså betalt. Først tre måneder senere fikk kommunen pengene tilbake.

Internkontroll

Revisor viser til at kommunens egenkontroll i begge de to nevnte sakene avdekket feilutbetalingene.

Prosjektlederen for Bergsodden sykehjem oppdaget plutselig at han manglet midler til inventar og utstyr, og oppdaget at det var betalt dobbelt for pasientsengene. Leverandøren ble varslet, men kommunen fulgte ikke opp at kreditnota og oppgjør ble mottatt. Dette skjedde først da KomRev NORD tok opp saken.

– Manglende oppfølging kunne ha medført tap for kommunen. I det andre tilfellet er feilen avdekket ved de etablerte avstemmingsrutiner i regnskapsenheten. Det er likevel naturlig å påpeke mangel ved kommunens økonomiske internkontroll. Etablerte kontrollrutiner rundt fakturamottak, attestasjon og anvisning har sviktet, skriver revisor Inge Johannessen.